Quy trình quản lý việc nhận bài, phản biện, phê duyệt và xuất bản bài báo trên Tạp chí Khoa học điện tử Trường đại học Trưng Vương
Quy trình quản lý việc Nhận bài, Phản biện, Phê duyệt và Xuất bản bài báo trên Tạp chí Khoa học điện tử Trường Đại học Trưng Vương, đã được chuẩn hóa theo quy trình khoa học quốc tế, có bổ sung bước kiểm tra đạo văn bằng Turnitin, phù hợp với Tạp chí Khoa học điện tử dùng hệ thống OJS của Trường Đại học Trưng Vương. Tạp chí Khoa học điện tử Trường Đại học Trưng Vương thực hiện quy trình xuất bản và quản lý nội dung của Tạp chí Khoa học điện tử theo các bước đảm bảo tính minh bạch, khách quan, chất lượng học thuật cao và truy cập mở.
Tạp chí Khoa học điện tử có Quy trình Quản lý việc Nhận bài, Phản biện, Phê duyệt và Xuất bản chặt chẽ, khoa học. Tạp chí Khoa học điện tử nhận bài thông qua hệ thống OJS chung. Để nộp bài qua hệ thống OJS, tác giả sẽ phải tạo tài khoản tại Chuyên mục 6 (Author) và thực hiện các bước theo hướng dẫn.
Các bước tiếp nhận, đánh giá - phản biện, phê duyệt và xuất bản Bài báo được thực hiện như mô tả trong Lưu đồ Quy trình kiểm duyệt và đăng bài, cụ thể như sau:
Lưu đồ Quy trình kiểm duyệt bài gửi đăng qua hệ thống OJS
 |
Bước 1: Tiếp nhận bản thảo
- Tác giả gửi bài viết thông qua hệ thống quản lý trực tuyến (OJS).
- Bài viết phải tuân thủ định dạng theo mẫu của Tạp chí và đầy đủ thông tin: Tiêu đề, Tóm tắt, Từ khóa, Tài liệu tham khảo, Tên, Email, Số điện thoại và Cơ quan của tác giả...
- Thư ký tòa soạn kiểm tra hình thức và nội dung sơ bộ:
- Đúng chuyên ngành
- Không vi phạm các nguyên tắc xuất bản
- Không trùng lặp với các bài đã đăng
Bước 2: Kiểm tra đạo văn (Turnitin)
- Bài viết sau khi được tiếp nhận sẽ được kiểm tra độ trùng lặp nội dung bằng phần mềm Turnitin.
- Ngưỡng cho phép: mức trùng lặp không vượt quá 20% (Không tính tài liệu tham khảo và trích dẫn hợp lệ).
- Nếu vượt ngưỡng:
- Bài sẽ được trả lại cho tác giả chỉnh sửa
- Hoặc bị từ chối nếu nghiêm trọng
- Thư ký thông báo cho Tác giả biết về tình trạng bài viết, có thể từ chối hoặc yêu cầu sửa chữa.
- Nếu không đúng quy định, bài báo sẽ được gửi lại cho Tác giả qua Email kèm theo bản hướng dẫn quy định mẫu viết để tác giả hoàn thiện và nộp lại.
- Với các bài báo đúng quy định, Thư ký chuyển tới Ban Trị sự duyệt sơ bộ nội dung bài viết và giới thiệu phản biện.
- Trị sự báo cáo với Tổng Biên tập Tạp chí phê duyệt danh sách đề xuất phản biện cho bài báo.
- Sau đó, Trị sự gửi danh sách này cho Thư ký để liên hệ mời 02 phản biện đánh giá bản thảo bài báo.
Bước 3: Phân công phản biện
- Bài viết đạt yêu cầu và không đạo văn sẽ được phân công phản biện kín hai chiều (Double-Blind Peer Review).
- Biên tập viên chọn từ 1 đến 2 phản biện phù hợp chuyên môn.
- Phản biện được cấp quyền truy cập bài viết trên hệ thống và có 14 ngày để phản hồi.
Bước 4: Phản biện và nhận xét
- Phản biện đưa ra ý kiến theo 4 hướng:
+ Đồng ý đăng
+ Đồng ý đăng sau chỉnh sửa nhỏ
+ Yêu cầu chỉnh sửa lớn và phản biện lại
+ Từ chối đăng
- Nhận xét sẽ được chuyển tới Tác giả qua hệ thống kèm hướng dẫn chỉnh sửa (Nếu có).
- Những bài báo bị hai phản biện đánh giá không đạt sẽ bị từ chối đăng.
- Những bài báo được hai phản biện đánh giá đạt được tiếp tục chuyển sang biên tập.
- Những bài báo do 1 trong 2 phản biện đánh giá không đạt, hoặc thành viên Ban biên tập có yêu cầu, sẽ được chuyển tới phản biện thứ 3.
- Thư ký báo cáo ý kiến của các Phản biện cho Biên tập viên phụ trách chuyên mục, tổng hợp và phản hồi tới các tác giả về ý kiến đánh giá của các Phản biện và của Ban biên tập (Nếu có).
- Thư ký tổng hợp và gửi lại bài báo đã được chỉnh sửa của Tác giả cho Biên tập viên phụ trách chuyên mục để xác nhận công tác chỉnh sửa đã hoàn thiện và đúng yêu cầu.
- Sau khi có xác nhận của Biên tập viên, Thư ký trình Tổng Biên tập Tạp chí duyệt các bài báo đã được hoàn thiện. Bài báo sau khi kết thúc quá trình phản biện và biên tập chuyên môn được chấp nhận đăng hay không tùy thuộc vào quyết định cuối cùng của Tổng Biên tập Tạp chí (Trường hợp nhận thấy bài báo còn có vấn đề chưa thống nhất có thể mời thêm Chuyên gia phản biện cho bài báo).
Bước 5: Biên tập viên ngôn ngữ (Language Editor) chỉnh sửa ngôn ngữ và văn phong, kể cả tóm tắt tiếng Anh của bài tiếng Việt
Sau khi qua toàn bộ Quy trình phản biện và duyệt bài nêu trên, Thư ký sẽ tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo để xuất bản Bài báo dưới dạng trực tuyến trên Website của Tạp chí Khoa học điện tử.
Bước 6: Biên tập hình thức và xuất bản
- Bài viết được hiệu đính, chuẩn hóa định dạng, trích dẫn, tài liệu tham khảo theo chuẩn APA/MLA (hoặc theo chuẩn Tạp chí Khoa học quy định).
- Bài sẽ được đăng chính thức trên Website của Tạp chí theo số đã định.
- Thời gian xử lý dự kiến:
+ Trung bình từ 4 đến 6 tuần kể từ ngày nhận bài đầy đủ và hợp lệ.
Lưu ý:
- Mọi thông tin về phản biện được bảo mật theo nguyên tắc phản biện kín hai chiều.
- Tác giả chịu trách nhiệm về nội dung và tính chính xác của bài viết.
- Tạp chí có quyền từ chối bài viết nếu thấy vi phạm quy định học thuật, đạo đức nghiên cứu hoặc có dấu hiệu đạo văn.
Bước 7: Tác giả chỉnh sửa
- Tác giả thực hiện chỉnh sửa theo ý kiến Phản biện trong thời gian quy định (Thường từ 10 - 14 ngày).
- Sau chỉnh sửa, Bài có thể được gửi lại cho Phản biện lần 2 nếu cần. Các Tác giả tiến hành sửa chữa bài viết.
Bước 8: Quyết định đăng bài
- Biên tập viên phụ trách cùng Tổng Biên tập Tạp chí đưa ra quyết định cuối cùng:
+ Đăng
+ Đăng sau chỉnh sửa thêm
+ Từ chối
- Bài được chấp nhận sẽ đưa vào danh sách xếp số, biên tập kỹ thuật và dàn trang.
Bước 9: Thư ký chuyển cho bộ phận kỹ thuật để tiến hành trình bày nội dung các bài được chấp nhận đăng sau khi đã được sửa chữa chuyên môn và hiệu đính ngôn ngữ lần cuối, lên khuôn Tạp chí Khoa học theo đúng quy định và có định dạng phù hợp với xuất bản trực tuyến (HTML, XML, pdf).
Bước 10: Một Biên tập viên do Tổng Biên tập Tạp chí chỉ định có trách nhiệm đọc lại kỹ bản thảo để rà soát, chỉnh sửa lỗi (Nếu có) trước khi xuất bản.
Bước 11: Tổng Biên tập Tạp chí đọc lại và duyệt bài báo cho xuất bản. Do Tạp chí Khoa học điện tử sẽ cập nhật các bài báo ngay khi được duyệt đăng mà chưa cần đủ số, các bài đã được Tổng Biên tập Tạp chí duyệt sẽ được xuất bản Online trên Website dưới dạng chờ ghép số, xếp theo trình tự thời gian và gán chỉ số DOI.
Bước 12: Xây dựng nội dung cụ thể cho từng số Tạp chí: Sau khi có đủ số lượng các công trình xuất bản Online, Thư ký tập hợp và đề xuất với Tổng Biên tập Tạp chí nội dung và số bài sẽ đưa vào số xuất bản trực tuyến.
Bước 13: Tổng Biên tập Tạp chí đọc và duyệt toàn bộ số Tạp chí cho xuất bản Online.
Bước 14: Ủy quyền
Khi được Tổng Biên tập Tạp chí ủy quyền, Thư ký Ban biên tập cũng có toàn quyền biên tập và phê duyệt nội dung đối với tất cả tin bài và chuyên mục trong hệ thống. Quy trình kiểm duyệt và đăng tải tin bài theo lưu đồ như bài báo khoa học.
- Tổng Biên tập Tạp chí, Thư ký hoặc người được Tổng Biên tập Tạp chí ủy quyền có quyền hạ bài báo chưa được hoặc không phù hợp trên trang chủ cũng như các chuyên mục của hệ thống.
- Tổng Biên tập Tạp chí chịu trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra việc đăng tải Tạp chí Khoa học điện tử, đảm bảo chất lượng về nội dung và hình thức, đáp ứng các quy định của Luật Báo chí, Luật Xuất bản và giấy phép hoạt động báo chí được cấp:
+ Nội dung bài viết gửi đăng phải dúng tôn chỉ, mục đích của Tạp chí Khoa học Trường Đại học Trưng Vương.
+ Bài gửi Tạp chí chưa được gửi đăng trên các báo, tạp chí khác.
+ Ưu tiên bài viết có tính mới về mặt khoa học thuộc lĩnh vực của bài viết.
Những điều cần chú ý khi phản biện bài viết đăng trên Tạp chí Khoa học điện tử Trường Đại học Trưng Vương
Trong bước thẩm định sơ bộ, Ban Biên tập Tạp chí thẩm định các bài viết, kiểm tra mức độ trùng lặp, đánh giá mức độ đáp ứng các yêu cầu cơ bản về tính khoa học, tính chính trị, tính pháp lý, tính phù hợp chuyên môn, bố cục, kết cấu, dung lượng.
Bài viết không thỏa mãn các điều kiện trên sẽ không vượt qua vòng thẩm định sơ bộ và Tạp chí Khoa học sẽ gửi phản hồi từ chối đến Tác giả.
Các bài viết vượt qua vòng thẩm định sơ bộ, đủ điều kiện sẽ được gửi phản biện. Các chuyên gia phản biện căn cứ vào hệ thống các tiêu chí cụ thể để thẩm định bài viết, cụ thể trên các phương diện sau:
+ Sự phù hợp của bài viết với tôn chỉ, mục đích và lĩnh vực của Tạp chí Khoa học
+ Tên bài viết và tóm tắt khoa học
+ Tính mới, tính Logic, nhất quán của bài viết
+ Tính chính trị, pháp lý
+ Về các luận điểm khoa học và thực tiễn
+ Về cập nhật số liệu, bối cảnh tình hình có liên quan
+ Về dự báo, giải pháp, kiến nghị
+ Về quy chuẩn kỹ thuật trình bày, trích dẫn, chú thích, tài liệu tham khảo…
Sau bước phản biện
+ Gợi ý hướng hoàn thiện bài viết, bài viết được phân loại như sau:
(i) Bài viết có thể sử dụng
(ii) Bài viết cần chỉnh sửa, bổ sung theo yêu cầu phản biện
(iii) Bài viết không thể sử dụng
Ở khâu biên tập, sau khi có ý kiến phản biện, nhận xét bài viết sẽ được Biên tập viên biên tập về kỹ thuật trình bày, nội dung chuyên môn, học thuật, văn học,…
Sau đó, bài viết được phê duyệt bởi Tổng Biên tập Tạp chí.
